При всевозрастающей роли телефонов, телефаксов и других средств дос-тавки деловой информации обыкновенное деловое письмо было и остается ис-ключительно важным, а порой незаменимым средством делового взаимодействия между фирмами и организациями. И от того, насколько грамотно и хорошим язы-ком ведется деловая переписка, зависит многое, а порой и сам успех предпри-ятия.
При составлении делового письма вы должны ясно представить и уяснить себе следующее. Деловое письмо должно быть составлено так, чтобы были со-блюдены следующие правила:
— Оно должно быть написано грамотно, лаконично и аргументированно.
— Тон письма должен быть ясным, корректным и доброжелательным.
— Содержание письма должно быть адекватно его виду (письмо-заказ, от-ветное письмо, сопроводительное, выставление счета, извинение и т.п.).
— В письме следует избегать двусмысленностей и неточностей.
Структура и содержание делового письма
Заголовок
В процессе деловой переписки предпочтительнее пользоваться фирмен-ными бланками, отпечатанными типографским способом. В заголовке указывается точный адрес отправителя, название фирмы, дата отправки. Если письмо от-правляется за рубеж, то название фирмы лучше продублировать на английском языке. Исходящий номер ставится лишь на дубликате, который хранится в канце-лярии фирмы. При написании даты ставятся день, месяц, год.
Обращение
Обращаясь к официальному лицу, необходимо указать должность адреса-та, его имя, отчество. Допустимо неформальное обращение типа «Уважае-мый…», «Дорогой…».
Текст
Основной текст письма включает в себя информацию, которая должна быть передана адресату, излагается в лаконичной, ясной, официальной форме. В 40
письме не допускается сокращений. Письмо должно быть убедительным и про-стым изложением тех идей, предложений, которые бы исключили дополнитель-ные вопросы и дополнительную переписку.
Заключение
В заключение письма обычно высказывается уверенность, надежда на ско-рейшее получение ответа либо в соответствии с правилами деловой переписки высказывают признательность за то-то… или просто заканчивают фразой «С ува-жением…», я далее ставят свою подпись с указанием должности и звания.
Предлагаем типичные фразы делового письма.
а. В начале письма.
Уважаемый…
Рады сообщить Вам…
Благодарим за письмо от… числа…
Пожалуйста, примите наши извинения за задержку ответа…
К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу…
б. В содержании письма.
Мы совершенно уверены в том, что…
Обращаем Ваше внимание на тот факт, что…
В связи с Вашей просьбой сообщаем, что…
В противном случае мы вынуждены будем…
В случае задержки в поставках…
Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующий причинам…
Необходимо признать, что…
в. Выражения, которыми заканчивается письмо.
Надеемся получить ответ в самое ближайшее время…
Ожидаем Вашего согласия (подтверждения, уведомления)…
Заверяем Вас, что мы предпримем самые срочные меры, чтобы испра-вить положение…
Мы будем весьма признательны за быстрый ответ…
С глубоким уважением…
